Gestión de flotas y cobros de peajes y TAG deben ser parte de las prioridades de un líder de flota. ¿Cómo estás abordando estos temas?. Hoy te contamos algunas soluciones.

Diariamente nos preocupamos de que los factores técnicos de nuestra flota se encuentren en perfecto estado, no obstante existen aspectos silenciosos que van más allá de los neumáticos y la velocidad y que subyacen nuestras decisiones, sean estas buenas o malas y siempre los tendremos presentes y listos para salir a la luz en el momento menos esperado; nos referimos a los gastos y costos de operación que al ser descuidados pueden sorprendernos y darnos una verdadera puñalada por la espalda a nuestro negocio.

La labor de un responsable de flota es muy extensa y sus tareas van desde la gestión y capacitación de sus choferes o la gestión de recursos humanos, el conocimiento de mecánica, la supervisión de objetivos y metas, la prevención de riesgos, el control de flotas, el monitoreo de flotas, el control de cobros y pagos proveedores para su flota, etc. Es por ésta enorme lista de responsabilidades que un gerente de flota o líder de flota no puede darse el lujo de descuidar los costos de gestión de flotas, el control de gastos de peajes y el control de uso del TAG.

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Gestión de flotas de vehículos y Control de peajes TAG: las claves para un correcto control

El monitoreo de flotas era hasta hace solo 2 años, un lujo del que supuestamente solo podían necesitar las grandes flotas del mercado, sin embargo la pandemia, las crisis sociales y la actual decadencia y baja de la economía demostraron lo contrario y dejaron en claro que quiénes no estén preparados, no solamente no sobrevivirán con su negocio, sino que además arrastrarán consecuencias económicas para toda la industria.

De éste modo hoy en día absolutamente todas las flotas de servicio serias y con proyección del país están recurriendo a el sistema de Control de gastos TAG y de peajes de Smartreport o invirtiendo en tecnología de control, sin embargo aún existen más implementaciones y aplicaciones que complementarán su estrategia de optimización de recursos. Sobre eso trata del post de hoy.

1. Seguimiento de vehículos por GPS y Control de gastos de TAG y peajes

El dispositivo básico de toda implementación de monitoreo de flota es el GPS y su primera función a activar luego de las relacionadas con la seguridad debe ser el Control de gastos TAG y peajes, que representan hasta el 40% del mal gasto realizado por choferes poco profesionales.

2. Análisis de tus choferes y equipo.

En primer lugar es muy importante aclarar nuestra postura al respecto; una flota de vehículos bien administrada, correctamente monitoreada, con telemetría para flotas, control de cobro tag y otros servicios es una flota incompleta, a nuestro entender el factor complementario en la buena administración de una flota de servicios es el factor humano, y es allí precisamente donde la capacitación, la formación continua y una buena administración de recursos humanos e incentivos hacia las buenas prácticas harán la diferencia.

Conocer tu equipo de choferes, maximiza los recursos de tu negocio y mantiene tu operación bajo control.

• En primer lugar es clave que tengas consciencia de cada paso por pequeño que sea de la operación de tu negocio. Debes saber y entender cada movimiento por la ciudad que realicen tus unidades y equipos, éste conocimiento te permitirá determinar cuál es la asignación de cada chofer y controlar que las tareas ocurran.

• Para poder tener un control real de tus choferes y de tus unidades de día y de noche necesitas un buen sistema de GPS, control de cobro de TAG y Peajes, control de velocidad y control y monitoreo de flotas completo.

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3. Consumo de combustible.

Pasar de 80 Km/h a 96 Km/h ofrece una reducción de autonomía por litro de combustible del 12,5%, de 96 Km/h a 112 Km/h este impacto sube hasta un 14% y por último, de 112 Km/h a 129 Km/h el impacto es de un 15,4%. Éstas cifras más que una anécdota son un golpe severo a tu operación, ¿lo habías notado?.

Si nos ponemos a sumar entre los Cobros TAG de nuestra flota, las multas por mal estacionamiento y el daño que la mala conducción de algunos de nuestros choferes le provocan al negocio muchas veces las cifras no son muy alentadoras, es por eso que terminamos echando mano a todo lo que sea medible dentro de nuestro negocio para intentar maximizar los resultados a la hora de facturar, por ejemplo muchos encargados de flota exigen a sus choferes mantener el consumo dentro de ciertos rangos, sin embargo promediar consumos al ojo no es lo mismo que utilizando tecnología adecuada para ello, pues la manipulación de datos es algo muy posible y fácil de realizar en los vehículos, pues generalmente los computadores a bordo registran el promedio de los últimos kilómetros de recorrido y no del total del día, por lo que un comportamiento adecuado en los últimos 45 minutos de conducción bastan para engañar a un encargado de flota.

4. Posicionamiento de tu flota.

Conocer la ubicación en tiempo real de tus vehículos es una decisión con dos argumentos sólidos y muy relevantes para tu negocio. La gestión de flotas en Chile gracias al monitoreo en tiempo real ha podido mejorar en productividad notablemente, permitiéndole al líder de flota conocer las decisiones que su equipo toma en ruta para posteriormente hacer evaluaciones de rutas óptimas y comportamientos y ante situaciones críticas de tráfico guiar a su equipo a lograr los objetivos diarios con la mayor eficiencia posible.

Un sistema GPS correctamente integrado con tu flota te permitirá tener control sobre tus unidades en cualquier rincón del planeta, además y basado en tus necesidades específicas del negocio podrás recoger información y reportes de los aspectos más relevantes para tu empresa. Por ejemplo nuestros clientes de flotas habitualmente hacen énfasis en lo siguiente a la hora de estructurar su plan de gestión de flotas en Chile:

• Ubicación en tiempo real: saber con un click dónde se encuentra la unidad requerida, su historial de tránsito y verificar si se encuentra en el área productiva o no que le fue asignada.

• Control de velocidad por tramo: monitorear en tiempo real y en formato histórico las velocidades con las que tu flota se mueve por la ciudad para así evitar accidentes, multas, corregir o expulsar malos perfiles y prevenir daños a la imagen de tu negocio.

• Status de motor: conocer si el motor está encendido o apagado.

• Mapa de interés: pre establecer hitos territoriales en el día a día de tu equipo que deberán visitar o pasar por ellos.

• Zonas de seguridad: establecer una cerca geográfica inviolable para tus unidades que en caso de ser traspasada emitirá alertas de seguridad a ti para que denuncies a la autoridad.

5. Contar con un checklist y metas por trimestre.
Tener orden y consciencia de las prioridades de tu flota te permitirán tener una visión clara de las tareas que debes priorizar y fortalecer. Para esto tener una lista de tareas prioritarias por temporada puede ser realmente muy útil para el crecimiento de tu empresa. Considera alguna de nuestras sugerencias para partir tu primer checklist.

• Cumplir con la legislación chilena.

• Aumentar la eficiencia y la seguridad de tu equipo y vehículos.

• Controlar y conocer los reales costos de operar tu flota.

• Conocer a tus choferes y entender quienes están aportando a tu negocio y quienes lo están dañando.

• Optimizar el mantenimiento de los vehículos y el uso del combustible.

• Mejorar la atención al cliente.

• Realizar un seguimiento en tiempo real de tu negocio.

• Preparar tu flota para el futuro

• Proyectar tu negocio.

Prácticas no eficientes que dañan al medio ambiente y a tu bolsillo

• CALENTAR EL MOTOR ANTES DE PARTIR

Esta práctica generalizada entre los conductores tiene mucho más que una raíz profesional. A muchos de nosotros nos criaron con la historia de que un vehículo debe calentarse antes de ser usado. Lo cierto es que con la tecnología que hoy disponen los vehículos de flota hacer esto no solo es un desperdicio de bencina (un motor puede consumir fácilmente 2 litros en ralentí a la hora), sino que además contribuye a la obstrucción de los filtros de partículas, el carbonizado del motor, recalentamiento de piezas de modo forzado, etc.

Un buen sistema de gestión de flotas debiese avisarte que tus choferes están realizando esta práctica (al igual que si acostumbran a dejar sus unidades encendidas al llegar donde un cliente).

• EXCEDER LA VELOCIDAD ÓPTIMA.

Un vehículo que excede las velocidades óptimas de funcionamiento puede gastar con facilidad hasta un 35% más de combustible, igualmente éste vehículo al ser conducido siempre en excesos de velocidad repercutirá en el desgaste prematuro de piezas tan diversas como los neumáticos, los frenos y el embrague. Demás está decir también que si tu equipo acostumbra a ir, además de sobre la velocidad óptima, sobre la legal, tu bolsillo estará constantemente sometido a gastos de multas, deducibles por accidentes y costos legales.

• FRENADOS Y ACELERONES VIOLENTOS

Frenar y acelerar violentamente aunque se haga dentro del rango legal, repercute profundamente en tus vehículos, sus piezas de desgaste, degradación de fluidos y su consumo de combustible. Realmente una de las peores cosas que un chofer le puede hacer a una maquina.

• EXIGIR AL VEHÍCULOS EN FRÍO

Esta es una de las costumbres más dañinas para la mecánica de un vehículo y, por desgracia también una de las más habituales entre los conductores de flotas de servicios que realizan varias paradas en el día .

Y es que una de las mejores cosas que puedes hacer por un vehículo es utilizarlo con mucho tacto y suavidad mientras el motor está frío, evitando sobre todo aceleraciones enérgicas y cambiando de marcha más pronto de lo habitual. Esto, por razones obvias, es aún más importante en invierno, cuando las temperaturas mínimas pueden ser negativas.

La temperatura óptima de funcionamiento de un motor convencional ronda los 80/90 ºC. Mientras llega a ese valor, el aceite no lubrica como es debido al no haber alcanzado el índice de viscosidad necesario para ello. Esto hará que las piezas móviles sufran mayor fricción y desgaste y por tanto menos gastos de reparación o renovación temprana de unidades para tu flota.

• CONDUCIR CON LA RESERVA DE COMBUSTIBLE

Otra de las más repetidas costumbres de los malos choferes de flota. Los combustibles líquidos contienen sedimentos sólidos que se acaban almacenando en el fondo del depósito. Si un chofer acostumbra a utilizar la reserva, además de arriesgarse a quedar algún día sin combustible, estará introduciendo dichos sedimentos en la bomba de combustible y en el resto del circuito de alimentación.

Una correcta planificación de rutas será el mejor ayuda para tu equipo de choferes, no los dejes solos en ésto y verás como comienzan a cuidar tu inversión.

• NO ESPERAR A QUE EL TURBO SE ENFRÍE

En este caso se debe a que la turbina del turbo gira a decenas de miles de revoluciones por minuto, por lo que adquiere una temperatura muy alta durante su funcionamiento, especialmente en largos tramos a alta velocidad con aceleración sostenida.

Lo recomendable antes de apagar la unidad es mantener el motor del coche al ralentí durante un minuto o dos, permitiendo así que la turbina deje de girar y baje la temperatura. De lo contrario forzarás los componentes, incluido el eje de la turbina.

• CIRCULAR CON POCA PRESIÓN EN LOS NEUMÁTICOS

Lo ideal es controlar la presión de los neumáticos una vez al mes. De lo contrario, acabarás circulando con menos de la correcta, dañando la superficie de rodadura del neumático y consumiendo más combustible además.

No es algo que notarás sólo en el consumo de combustible, sino que el neumático comenzará a desgastarse más por los lados de la banda de rodadura, obligándote a cambiarlos antes de tiempo.

• ABUSAR DEL PUNTO MUERTO EN MOVIMIENTO

Muchos choferes, sobre todo los que aprendieron “a la antigua” abusan del punto muerto, con las consecuencias económicas y de seguridad que esto tiene para tu negocio.

Si bajamos por una pendiente o nos aproximamos a un semáforo en rojo, lo mejor es dejar una marcha engranada y soltar el acelerador. De ese modo, el consumo será equivalente a cero, pues todo el esfuerzo lo hará la propia energía cinética del vehículo.

Si, por el contrario, lo hacemos en punto muerto, además de perder algo de control sobre el vehículo, obligaremos al motor a consumir algo de combustible, unos 0,3 o 0,4 litros por cada 100 km.

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La seguridad como clave en la Gestión de flotas de Vehículos

Un sistema de gestión de flotas bien implementado permitirá cambios de comportamientos y costumbres que pueden ser considerados como riesgosos, en paralelo si el sistema de gestión y las labores de gestión de flota son acompañadas de un software de gestión adecuado al negocio que realizas, te encontrarás con elementos estratégicos que permitirán tu objetivo de reducir costos y el objetivo implícito de mejorar la seguridad de toda tu cadena y entorno productivo

Para corregir las deficiencias de seguridad de tu flota es de vital importancia detectar problemas en tiempo real para brindarles dar una solución inmediata, antes que se transformen en tragedias. De éste modo si has tomado la decisión correcta podrás hacerte cargo de todas las variables de seguridad de tu flota, desde las malas prácticas profesionales al conducir, hasta la circulación por rutas inseguras o detectar la corrupción en tu equipo que te llevará a perdidas notables.

Funcionalidades mínimas que deberías exigir a un especialista en movilidad que te apoye con soluciones de seguridad para tu flota

• Localizar los vehículos en tiempo real

• Sistema de alertas por malas prácticas de conducción.

• Monitoreo ON / OFF de Motor.

• Informes diarios de la actividad de las unidades.

• Mensajería de alerta e información georreferenciada en tiempo real.

• Informe estadístico de paradas y gestión/comportamiento del conductor

• Gestión documental.

• Integración con tacógrafos.

SmartReport en Chile fue la primera empresa en incorporar el control Cobro TAG y Peaje para Flotas lo que nos hace ir siempre un peldaño arriba de la competencia en éste servicio en la industria de la movilidad.

La precisión de las soluciones de Monitoreo y Control de flotas, prestando servicios de Control de cobro TAG y peajes de nuestra empresa es superior a todas las empresas del mercado en Chile.

Somos una empresa experta en movilidad y estamos dispuestos a acompañarte en todo el ciclo de vida de tu servicio, desde la adquisición de la flota hasta el control de velocidad de ella, el monitoreo de tu flota, el control y gestión de tu flota a través de software y el control de cobros TAG y de peaje, para que tu solo te preocupes de conectarte nuevamente con tu negocio y los aspectos técnicos los dejes en manos de expertos. Escríbenos haciendo click acá o haciendo clic en el siguiente botón.

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SmartReport actualmente es la empresa especializada en Control y Monitoreo de Flotas, Control de velocidad por tramo y control de cobros TAG y peajes para flota, con más experiencia en Chile, integrando nuestra capacidad en todas las plataformas profesionales GPS de alto nivel con las que las flotas de servicio trabajan; Redd, Traccar, Waypoint , Fleetport, Lojack, Samtech , Wisetrack MiGPS, Tracksolid (Concox), GeoTab, GPS Chile, Tesigo, Pegasus, Laxgps, Geoaustralchile, Inosat , Gps simple , Webfleet (ex tomtom) y Gps 7000. Fruto de ésta experiencia hemos aprendido el valor un buen servicio y el beneficio que implica para la industria contar con empresas con capacidad integradora.